整个团队共用一个档案库， 每个人只看到自己需要的内容。

角色为作品、联系人、潜在客户、销售、展览、寄售、运输、列表和展示中的每个模块，或一次性为所有模块，设定一个级别——“无访问权限”、“查看”或“编辑”。更细的权限位于“更多选项”中：在作品中，价格、保密价格、价值（购藏、保险）以及机密备注，各自都是独立的权限——角色要么能看到某个字段，要么这个字段根本不存在。

三个角色已预先准备好：“Administrator”、“Employee Full”和“Captions Only Visitor”。在此基础上创建您自己的角色——只编辑作品但从不看到价格的登记员，开具发票、登记付款却不碰库存的会计，浏览一切却不做任何改动的顾问。您可以复制任何角色（包括预设角色）作为起点，导入另一个角色的设置，并一步将一个角色分配给多人。一个角色可以只针对一个人。