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WrkLst
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Zusammenarbeit

Ein Archiv für das ganze Team, in dem alle sehen, was sie brauchen.

WrkLst ist für Teams gemacht: Registrar:innen bearbeiten Werke, die Buchhaltung stellt Rechnungen, Berater:innen sehen die Sammlung ohne Preise, die Familie nur die Bildunterschriften. Rollen legen fest, wer was tut; die Datensätze selbst sorgen dafür, dass niemand die Arbeit anderer überschreibt; und der Verlauf zeigt, wer was geändert hat.
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Rollen

Eine Rolle pro Aufgabe, aus Berechtigungen gebaut

Eine Rolle gibt jedem Modul eine Stufe — kein Zugriff, ansehen oder bearbeiten — für Werke, Kontakte, Leads, Verkäufe, Ausstellungen, Kommissionen, Sendungen, Listen und Präsentationen, oder allen Modulen auf einmal. Die feineren Rechte stehen unter Weitere Optionen: Bei den Werken sind Preise, vertrauliche Preise, die Werte (Erwerb und Versicherung) und vertrauliche Notizen jeweils eine eigene Berechtigung — eine Rolle sieht ein Feld, oder das Feld ist schlicht nicht da.

Drei Rollen sind vorbereitet: „Administrator“, „Employee Full“ und „Captions Only Visitor“. Darauf bauen Sie Ihre eigenen — eine Registrar-Rolle, die Werke bearbeitet, aber nie einen Preis sieht; eine Buchhaltungsrolle, die Rechnungen stellt und Zahlungen bucht, ohne das Inventar anzufassen; eine Beratungsrolle, die alles sieht und nichts ändert. Duplizieren Sie jede Rolle, auch die vorbereiteten, als Ausgangspunkt, übernehmen Sie die Einstellungen einer anderen Rolle und weisen Sie eine Rolle mehreren Personen in einem Schritt zu. Eine Rolle kann so eng sein wie eine einzelne Person.

  • Rollen & Berechtigungen
  • Pro Modul
  • Preise
  • Vertrauliche Preise
  • Werte
  • Vertrauliche Notizen
  • Nur Bildunterschriften
Berechtigungen als Sicherheitsfrage: Sicherheit & Daten
Gemeinsam bearbeiten

Mehrere Personen, ein Datensatz, kein Überschreiben

Bearbeitet jemand aus dem Team gerade einen Datensatz, markiert WrkLst ihn als „in Bearbeitung“. Sie können ihn weiterhin lesen; sobald die Bearbeitung beendet ist, können Sie ihn selbst bearbeiten, und solange kann ihn niemand löschen. Das gilt für Werke, Kontakte, Verkäufe, Ausstellungen, Kommissionen, Sendungen, Listen, Präsentationen und Dateien gleichermaßen.

Ändert sich ein Datensatz, während Sie ihn geöffnet haben, sagt WrkLst es Ihnen vor dem Speichern — Sie laden die neueste Version und übernehmen Ihre Änderungen dort, statt die eines anderen zu überschreiben. Ein Datensatz, der offen liegen bleibt, wird wieder freigegeben, und Sie werden gefragt, ob Sie die Bearbeitung wieder aufnehmen möchten.

  • Bearbeitungssperre
  • Lesen, während in Bearbeitung
  • Konfliktprüfung beim Speichern
  • In jedem Modul
  • Freigabe bei Inaktivität
Was das Team teilt

Geteilt, wo es hilft — getrennt, wo es sein muss

Listen, Präsentationen, Verkäufe und Kontakte haben jeweils ihre eigene Art, geteilt zu werden — oder bei den Personen zu bleiben, die sie brauchen.

  1. Listen

    Privat, geteilt oder geteilt und gesperrt

    Eine Liste oder eine Präsentation gehört Ihnen allein, steht dem Team offen oder ist geteilt und gesperrt, sodass das Team sie nutzen, aber nicht verändern kann.

  2. Verkäufe

    Eigene Verkäufe oder alle Verkäufe

    Standardmäßig sieht jede Person im Team die Verkäufe, die sie selbst abgeschlossen hat. Alle Verkäufe zu sehen, und die vertraulichen, sind eigene Berechtigungen.

  3. Sicherheit

    Vertrauliche Kontakte, Verkäufe und Dokumente

    Ein Kontakt, ein Verkauf oder ein Dokument an einer Ausstellung lässt sich als vertraulich kennzeichnen; ohne die Berechtigung wird es gar nicht angezeigt.

  4. Berichte

    Berichte pro Kolleg:in

    Jede Ausstellung und jede Kommission berichtet, was sie verkauft hat und wie viel auf wen im Team entfällt — für alle mit der Berechtigung, die Zahlen zu sehen.

  5. Integrationen

    Das Adressbuch auf jedem autorisierten Telefon

    Eine Rolle darf die Kontakte, die sie sehen darf, auf die Telefone und Computer des Teams synchronisieren; welche Rollen das sind, entscheidet die Administration.

  6. Sicherheit

    Eingeladen, aktiv, deaktiviert

    Neue Kolleg:innen werden eingeladen und richten ihren Zugang selbst ein. Verlässt jemand das Team, deaktivieren Sie die Person — ihre Datensätze bleiben, ihr Zugang endet.

Wer was getan hat

Jede Änderung im Datensatz, jeder Zugriff im Protokoll

Jedes Werk und jeder Kontakt behält seinen Änderungsverlauf: wann, von wem und — für die Administration — der alte und der neue Wert nebeneinander. Ein versehentlich gelöschter Datensatz lässt sich innerhalb von sieben Tagen wiederherstellen, und der Verlauf zeigt, wer ihn wiederhergestellt hat.

Das Interaktionsprotokoll zeigt der Administration jede Anfrage an das Konto, pro Tag und pro Kanal: die Weboberfläche, die Apps, ein verbundenes Programm, das WordPress-Plugin. Das Dashboard zeigt die jüngste Aktivität des Teams auf einen Blick.

  • Versionsverlauf
  • Was sich geändert hat
  • Gelöschte Datensätze wiederherstellen
  • Interaktionsprotokoll
  • Aktivität
Mehr zu Verlauf und Anmeldesicherheit
Enthaltene Benutzer:innen

Jeder Tarif enthält seine Benutzer:innen.

WrkLst wird nach der Größe Ihres Archivs berechnet, nicht pro Arbeitsplatz. Die veröffentlichten Tarife bringen 4 bis 30 Benutzer:innen mit, und jede Person hat jede Funktion, die ihre Rolle erlaubt. Größere Teams und Archive mit mehr als 50.000 Datensätzen sind Enterprise-Konten — mit so vielen Benutzer:innen, wie Sie brauchen, zu einem individuell angebotenen Preis.

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Häufig gestellte Fragen

Bereit, Ihr Team in ein Archiv zu holen?

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