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WrkLst
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Sicherheit & Daten

Sicherheit, Hosting und Datenhoheit.

Sicherheit hat für uns oberste Priorität. Alle Daten sind verschlüsselt, sowohl auf dem Weg zu Ihnen als auch dort, wo sie gespeichert sind, und jedes WrkLst-Konto hat seine eigene Datenbank und eine eigene, gesicherte Dateiablage — auf Hetzner-Servern in Deutschland, mit redundanter Infrastruktur in Finnland und der Schweiz.
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Hosting

Wo Ihre Daten gehostet werden

Nach ausführlicher Prüfung von Cloud-Anbietern haben wir uns für Hetzner entschieden — einen der etabliertesten Rechenzentrumsbetreiber Europas — wegen seiner zuverlässigen europäischen Infrastruktur.
Hetzner, Deutschland
Der WrkLst-Dienst läuft und die Daten liegen primär auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland, mit redundanter Infrastruktur bei Hetzner in Finnland und bei Infomaniak in der Schweiz.
Weltweit im Einsatz
Wo Ihre Daten gespeichert sind, sagt, wie sie geschützt sind — nicht, von wo aus Sie arbeiten können. Galerien, Ateliers und Sammlungen auf der ganzen Welt nutzen WrkLst: Eine Anfrage von New York zu unseren Servern und zurück dauert etwa eine Zehntelsekunde, von Tokio etwa eine Viertelsekunde, und die Apps für iPhone, iPad und Android arbeiten auch offline.
Was europäisches Hosting für Sie bedeutet
Die DSGVO schützt Daten danach, wo sie verarbeitet werden — nicht danach, wo die Menschen leben, denen sie gehören. Weil Ihr Auftragsverarbeiter ein deutsches Unternehmen ist, gilt sie für alles, was Sie uns anvertrauen, ob Sie in Berlin, New York oder Hongkong arbeiten: ein Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschlüsselung, eine eigene Datenbank, aktuelle Sicherungskopien und Updates — und unsere Pflicht, Sie unverzüglich zu informieren, sollte je etwas schiefgehen. Das Schweizer Datenschutzrecht erkennt die Europäische Kommission als gleichwertig an.
Kein US-Unternehmen verwahrt Ihre Datensätze
Der US-amerikanische CLOUD Act erlaubt US-Behörden, Daten von amerikanischen Anbietern herauszuverlangen, wo immer diese Daten gespeichert sind. Ihre Werke, Kontakte und Dokumente werden ausschließlich von europäischen Unternehmen gespeichert — Hetzner in Deutschland und Finnland, Infomaniak in der Schweiz —, und auch jeder Dienst, der sie verarbeitet, ist europäisch. Das einzige US-Unternehmen, mit dem WrkLst selbst arbeitet, ist Stripe, für die Abrechnung Ihres Abonnements, und Stripe sieht Ihre Datensätze nie. Integrationen, die Sie selbst einschalten, etwa QuickBooks oder Google Workspace, senden Daten dorthin, wohin Sie sie lenken.
Erneuerbare Energie
Nach eigenen Angaben bezieht Hetzner für seine deutschen Rechenzentren 100 % des Stroms aus erneuerbaren Quellen und betreibt seinen finnischen Rechenzentrumspark seit dem Bau 2018 mit erneuerbarer Energie; Infomaniak in der Schweiz arbeitet nach eigenen Angaben mit 100 % Strom aus erneuerbaren Quellen.
Verschlüsselung
Alle Daten sind verschlüsselt, sowohl auf dem Weg zu Ihnen als auch dort, wo sie gespeichert sind.
Eine Datenbank je Konto
Jedes WrkLst-Konto hat seine eigene Datenbank und eine eigene, gesicherte Dateiablage.
Zugriff
Passkeys, Zwei-Faktor-Authentifizierung und strenge Passwortrichtlinien schützen jede Anmeldung, und rollenbasierte Zugriffsrechte legen bis auf das einzelne Feld fest, was jedes Teammitglied sehen darf.
Backups
Wir führen regelmäßig Systemupdates, Backups und verschlüsselte Datenübertragungen durch, damit Ihre Informationen sicher bleiben.
Updates
Unsere Server werden laufend mit den neuesten Sicherheitskorrekturen aktualisiert.
KI
KI nimmt Ihnen die Dateneingabe ab: WrkLst liest die Werke aus einem PDF, einem Scan oder eingefügten Werkangaben aus und legt Ihnen fertige Datensätze zur Freigabe vor. KI in WrkLst ist optional und abschaltbar — sie läuft nur in Funktionen, die es ausweisen, nie im Hintergrund. Was KI in WrkLst leistet.
Wer was sehen darf

Berechtigungen bis auf das einzelne Feld

Jede Rolle legt fest, was ein Teammitglied sehen und tun darf. Preise, vertrauliche Preise, Werte (Erwerb und Versicherung) und vertrauliche Notizen sind getrennte Berechtigungen, und eine Rolle nur für Bildunterschriften sieht das Werk und seine Bildunterschrift ohne jeden Preis.

Neue Teammitglieder werden immer eingeladen und richten ihre eigene Anmeldung ein, und Sie können sie jederzeit deaktivieren oder reaktivieren. Admins legen außerdem je Rolle fest, wer das Adressbuch synchronisieren oder andere Software anbinden darf.

  • Rollen & Berechtigungen
  • Preise
  • Vertrauliche Preise
  • Erwerbspreise
  • Vertrauliche Notizen
  • Nur Bildunterschriften
  • Nur auf Einladung
Rollen als Form der Zusammenarbeit
Versionsverlauf

Jede Änderung, festgehalten

Jedes Werk und jeder Kontakt behält seinen vollständigen Änderungsverlauf, und ein:e Administrator:in kann bei jedem Eintrag „Was sich geändert hat“ öffnen, um den alten und den neuen Wert nebeneinander zu sehen. Versehentlich gelöschte Datensätze lassen sich innerhalb von sieben Tagen wiederherstellen, und der Verlauf zeigt, wer sie wiederhergestellt hat.

Wenn ein:e Kolleg:in einen Datensatz bereits bearbeitet, zeigt WrkLst an, dass er in Bearbeitung ist, damit Sie einander nicht überschreiben. Ein Interaktionsprotokoll lässt einen Admin zudem jede Anfrage an das Konto nachvollziehen — nach Tag, Kanal und Benutzer:in, auf einer Karte der Herkunftsorte.

“Behält alle Vorgänge, Verkäufe usw. im Blick.”
Patrick M. · ArchivarEchte Bewertung von Kund:innen auf Capterra· 2018· Aus dem Englischen übersetzt
  • Versionsverlauf
  • Was sich geändert hat
  • Gelöschte Datensätze wiederherstellen
  • Bearbeitungssperre
  • Interaktionsprotokoll
Anmeldung

Sicherheit bei der Anmeldung

Wir setzen strenge Passwortrichtlinien und Anmeldeschutz durch, um Ihr Konto zu sichern — Passkeys und Zwei-Faktor-Authentifizierung stehen zur Verfügung.
Passkeys
Melden Sie sich mit einem Passkey statt mit einem Passwort an.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Fügen Sie Ihrer Anmeldung einen zweiten Faktor hinzu.
Einmalcodes
Melden Sie sich mit einem Einmalcode an, der per E-Mail gesendet wird.
Eine Anmeldung für alle Ihre Konten
Wenn Sie in mehr als einem WrkLst-Konto arbeiten, melden Sie eine E-Mail-Adresse und ein Passwort bei allen an, und über das Menü unter Ihrem Namen wechseln Sie zwischen ihnen.
Wie lange Sie angemeldet bleiben
Direkt nach der Anmeldung fragt WrkLst einmal, ob Sie auf diesem Gerät angemeldet bleiben oder die Sitzung automatisch beenden möchten, wenn Sie aufhören zu arbeiten. Wählen Sie an einem gemeinsam genutzten Computer „Nur für diese Sitzung“.
Abmelden
Das Abmelden beendet Ihre Sitzung auf dem Computer, den Sie gerade nutzen — jedes in diesem Browser geöffnete WrkLst-Konto — und nur dort.
Ein Passwort-Reset trennt Geräte
Wenn Sie über die Reset-E-Mail ein neues Passwort wählen, können Sie auch Ihre Apps und Geräte trennen: Das meldet die WrkLst-App auf jedem iPhone, iPad und Android-Gerät ab und beendet Ihre persönlichen Zugangsschlüssel und Adressbuch-Verbindungen — nützlich, wenn ein Gerät verloren gegangen ist.
Ein Sicherheitscheck
Einstellungen › Sicherheit bewertet, wie gut Ihr Konto geschützt ist, und listet auf, was Sie prüfen sollten — Personen, die WrkLst nicht mehr nutzen, Anmeldungen ohne Passkey oder Authenticator-App, Anmeldungen aus unerwarteten Ländern, ungenutzte API-Tokens und App-Verbindungen, was KI-Assistenten in Ihrem Konto tun, Präsentationslinks, die seit Langem öffentlich sind — jeweils mit dem, was zu tun ist. Benachrichtigungen melden neue Befunde per E-Mail.
Wem WrkLst gehört

Unabhängig, und in Berlin.

WrkLst wird von der WL Artworld Solutions GmbH, Berlin, gebaut und betrieben — einem unabhängigen Unternehmen ohne externe Investor:innen. Die Menschen, die es gebaut haben, führen es bis heute.

Die Daten, die Sie in WrkLst eingeben, gehören Ihnen. Neben den alltäglichen Exporten wie Tabellen, PDFs und Word-Dokumenten lässt sich Ihre gesamte WrkLst-Datenbank jederzeit als eine vollständige Datei (SQL-Dump) herunterladen — jeder Datensatz, in einem Standardformat, das jede:r Datenbankspezialist:in öffnen kann — und ebenso jedes Bild und jedes Dokument, das Sie eingegeben haben, vollständig und in voller Auflösung.

Das ist unsere Garantie: 100 % kein Daten-Lock-in. Ein vollständiger Export, jederzeit, aus Ihren eigenen Einstellungen und ohne uns zu fragen — sollten Sie je gehen, bleibt nichts zurück.

Über das Unternehmen

Häufig gestellte Fragen

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