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WrkLst
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Sécurité & données

Sécurité, hébergement et propriété des données.

La sécurité est notre priorité absolue. Toutes les données sont chiffrées, pendant leur transfert comme sur les serveurs où elles sont stockées, et chaque compte WrkLst dispose de sa propre base de données et de son propre espace de stockage de fichiers sécurisé — sur des serveurs Hetzner en Allemagne, avec une infrastructure redondante en Finlande et en Suisse.
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Hébergement

Où vos données sont hébergées

Après un examen approfondi des fournisseurs de cloud, nous avons choisi Hetzner — l’un des opérateurs de centres de données les plus établis d’Europe — pour la fiabilité de son infrastructure européenne.
Hetzner, Allemagne
Le service WrkLst fonctionne, et les données sont stockées, principalement sur les serveurs de Hetzner Online GmbH en Allemagne, avec une infrastructure redondante chez Hetzner en Finlande et chez Infomaniak en Suisse.
Utilisé dans le monde entier
Le lieu où vos données sont stockées dit comment elles sont protégées, et non d’où vous pouvez travailler. Des galeries, des ateliers et des collections du monde entier utilisent WrkLst : un aller-retour entre New York et nos serveurs prend environ un dixième de seconde, depuis Tokyo environ un quart de seconde, et les applications pour iPhone, iPad et Android fonctionnent hors ligne.
Ce que l’hébergement européen signifie pour vous
Le RGPD protège les données selon le lieu où elles sont traitées, et non selon le lieu où vivent les personnes auxquelles elles appartiennent. Comme votre sous-traitant est une société allemande, le RGPD couvre tout ce que vous nous confiez, que vous travailliez à Berlin, à New York ou à Hong Kong : un accord de traitement des données, le chiffrement, votre propre base de données, des sauvegardes récentes et des mises à jour régulières, et notre obligation de vous informer sans délai si jamais quelque chose tournait mal. La Commission européenne reconnaît le droit suisse de la protection des données comme équivalent.
Aucune entreprise américaine ne conserve vos fiches
Le CLOUD Act des États-Unis permet aux autorités américaines d’exiger des données auprès de prestataires américains, où que ces données soient stockées. Vos œuvres, contacts et documents sont stockés uniquement par des entreprises européennes — Hetzner en Allemagne et en Finlande, Infomaniak en Suisse — et tout service qui les traite est lui aussi européen. La seule entreprise américaine avec laquelle WrkLst travaille lui-même est Stripe, pour la facturation de votre abonnement, et Stripe ne voit jamais vos fiches. Les intégrations que vous activez vous-même, comme QuickBooks ou Google Workspace, envoient des données là où vous les dirigez.
Énergie renouvelable
Selon Hetzner, ses centres de données en Allemagne fonctionnent à 100 % à l’électricité renouvelable et son parc finlandais à l’énergie renouvelable depuis sa construction en 2018 ; Infomaniak, en Suisse, fonctionne selon ses propres indications à 100 % à l’électricité renouvelable.
Chiffrement
Toutes les données sont chiffrées, pendant leur transfert comme sur les serveurs où elles sont stockées.
Une base de données par compte
Chaque compte WrkLst dispose de sa propre base de données et de son propre espace de stockage de fichiers sécurisé.
Accès
Les passkeys, l’authentification à deux facteurs et des règles de mot de passe strictes protègent chaque connexion, et les contrôles d’accès par rôle déterminent, jusqu’au champ près, ce que chaque membre de l’équipe peut voir.
Sauvegardes
Nous effectuons régulièrement des mises à jour système, des sauvegardes et des transferts de données chiffrés pour que vos informations restent en sécurité.
Mises à jour
Nos serveurs reçoivent en continu les derniers correctifs de sécurité.
IA
L’IA fait la saisie pour vous : WrkLst extrait les œuvres d’un PDF, d’un scan ou des informations sur une œuvre que vous collez, et vous présente des fiches toutes prêtes à valider. L’IA dans WrkLst est optionnelle et désactivable — elle n’intervient que dans les fonctions qui l’indiquent, jamais en arrière-plan. Ce que fait l’IA dans WrkLst.
Qui peut voir quoi

Des autorisations jusqu’au champ près

Chaque rôle définit ce qu’un membre de l’équipe peut voir et faire. Les prix, les prix confidentiels, les valeurs (acquisition et assurance) et les notes confidentielles sont des autorisations distinctes, et un rôle limité aux légendes voit l’œuvre et sa légende sans aucun prix.

Les nouveaux membres de l’équipe sont toujours invités et créent leur propre identifiant de connexion, et vous pouvez les désactiver ou les réactiver à tout moment. Les administrateurs décident aussi, par rôle, qui peut synchroniser le carnet d’adresses ou connecter d’autres logiciels.

  • Rôles & autorisations
  • Prix
  • Prix confidentiels
  • Prix d’acquisition
  • Notes confidentielles
  • Légendes uniquement
  • Sur invitation uniquement
Les rôles comme manière de travailler ensemble
Historique des versions

Chaque modification, consignée

Chaque œuvre et chaque contact conserve l’historique complet de ses modifications, et un administrateur peut ouvrir « Ce qui a changé » sur n’importe quelle entrée pour voir l’ancienne et la nouvelle valeur côte à côte. Les fiches supprimées par erreur peuvent être restaurées sous sept jours, et l’historique indique qui les a restaurées.

Quand un collègue modifie déjà une fiche, WrkLst signale qu’elle est en cours d’édition, pour que vous n’écrasiez pas le travail l’un de l’autre. Un journal des interactions permet aussi à un administrateur de suivre chaque requête adressée au compte — par jour, par canal et par utilisateur, sur une carte de sa provenance.

“Garde une trace de toutes les actions, ventes, etc.”
Patrick M. · ArchivisteUn avis authentique de l’un de nos clients sur Capterra· 2018· Traduit de l’anglais
  • Historique des versions
  • Ce qui a changé
  • Restaurer des fiches supprimées
  • Verrouillage des fiches
  • Journal des interactions
Connexion

Sécurité de la connexion

Nous appliquons des règles de mot de passe strictes et des protections à la connexion pour sécuriser votre compte — les passkeys et l’authentification à deux facteurs sont disponibles.
Passkeys
Connectez-vous avec une passkey plutôt qu’un mot de passe.
Authentification à deux facteurs
Ajoutez un second facteur à votre connexion.
Codes à usage unique
Connectez-vous avec un code à usage unique envoyé par e-mail.
Une seule connexion pour tous vos comptes
Si vous travaillez dans plusieurs comptes WrkLst, une seule adresse e-mail et un seul mot de passe vous connectent à tous, et vous passez de l’un à l’autre depuis le menu sous votre nom.
Durée de votre connexion
Juste après la connexion, WrkLst vous demande une seule fois si vous souhaitez rester connecté sur cet appareil ou terminer la session automatiquement quand vous cessez de travailler. Sur un ordinateur partagé, choisissez « cette session uniquement ».
Déconnexion
La déconnexion met fin à votre session sur l’ordinateur que vous utilisez — tous les comptes WrkLst ouverts dans ce navigateur — et là seulement.
Une réinitialisation du mot de passe déconnecte les appareils
Quand vous choisissez un nouveau mot de passe via l’e-mail de réinitialisation, vous pouvez aussi déconnecter vos applications et appareils : l’application WrkLst est alors déconnectée sur chaque iPhone, iPad et appareil Android, et vos clés d’accès personnelles et connexions au carnet d’adresses sont révoquées — utile en cas de perte d’un appareil.
Un contrôle de sécurité
Paramètres › Sécurité évalue la protection de votre compte et liste ce qui mérite votre attention — les personnes qui n’utilisent plus WrkLst, les connexions sans passkey ni application d’authentification, les connexions depuis des pays inattendus, les jetons API et connexions d’applications inutilisés, ce que font les assistants IA dans votre compte, les liens de présentation publics depuis longtemps — chaque point avec ce qu’il convient de faire. Des alertes vous informent des nouveaux constats par e-mail.
À qui appartient WrkLst

Indépendant, et à Berlin.

WrkLst est développé et exploité par WL Artworld Solutions GmbH, Berlin — une société indépendante sans investisseurs extérieurs. Les personnes qui l’ont conçu le dirigent toujours.

Les données que vous saisissez dans WrkLst vous appartiennent. En plus des exports courants — tableurs, PDF et documents Word — l’intégralité de votre base de données WrkLst peut être téléchargée en un seul fichier complet (dump SQL), quand vous le souhaitez — chaque fiche, dans un format standard que tout spécialiste des bases de données sait ouvrir — ainsi que chaque image et chaque document que vous y avez déposés, complets et en pleine résolution.

C’est notre garantie 100 % sans verrouillage des données : un export complet, à tout moment, depuis vos propres paramètres et sans nous le demander — si vous deviez un jour partir, rien ne reste en arrière.

À propos de la société

Questions fréquentes

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