Inventarverwaltung für jedes Werk, das durch Ihre Hände geht.
Moderne und professionelle Inventarverwaltung für Kunstwerke. Aufbauend auf jahrzehntelanger Erfahrung mit Galerien, Museen, Künstler:innen und Sammlungen bietet WrkLst eine flexible und präzise Lösung, um Kunstwerke und alles, was dazugehört, zu verwalten — jedes Werk, das Sie heute halten, und jedes, das je durch Ihre Hände gegangen ist.
Import aus PDFs, Tabellen und Links
Übernehmen Sie Ihre vorhandenen Informationen ohne manuelle Eingabe nach WrkLst. Der Importer liest einen PDF-Katalog, eine Tabelle, einen Scan ohne Textebene oder einen Link, legt die Werke in einer Prüftabelle aus und schreibt die Datensätze erst, wenn Sie sie freigegeben haben. KI nimmt Ihnen die Dateneingabe ab — optional und abschaltbar und nur in Funktionen, die das ausweisen, etwa beim Import.
Unser Team hat umfangreiche Erfahrung mit der Migration von Daten aus den unterschiedlichsten Inventar- und Datenbankprogrammen, auch aus Diensten mit eingeschränktem Export. Die meisten Migrationen sind unkompliziert; Fälle, die eine aufwendige Vorbereitung erfordern, können kostenpflichtig sein — wir prüfen Ihre Situation gern und nennen Ihnen einen klaren Kostenrahmen.
- Tabelle
- Scan mit OCR
- Link
- Prüftabelle
Source PDF — page 3 of 8
Opens beside the table from a work's “Page” link
12 of 12 works selected from autumn-catalogue.pdf· 2 need a checkTarget inventory: AK· Back to column mapping
| Artist | Title, year | Medium | Dimensions | ||
|---|---|---|---|---|---|
| ✓ | Mary Painter | Quiet Field II, 2016 | Oil and wax on linen | 60 × 106 cm | |
| ✓ | Paul Printmaker | Signal Garden, 2024 | Screenprint on paper | 50 × 70 cm | |
| ✓ | Nina Sculptor | Night Interval, 2021/22 | Bronze | 32 × 18 × 12 cm | |
| ✓ | Otto Etcher | Harbour Plate, 2021 | Etching on paper | 24 × 30 cm | |
| ✓ | Vera Kilnworth | Kiln Study 4, 1998–99 | Glazed stoneware | 28 × 22 × 22 cm | |
Nothing is written until you import.
Bilder, Videos und Dokumente an jedem Werk
Laden Sie Fotos einfach hoch, indem Sie sie auf ein Werk ziehen — mehrere auf einmal oder einen ganzen Ordner; sie werden in der Reihenfolge gespeichert, in der Sie sie ablegen, und der:die Fotograf:in kann einmal für den ganzen Stapel benannt werden. Kennzeichnen Sie jedes Bild als veröffentlichbar oder privat und setzen Sie jedes Bild auf eine eigene Seite, in der Größe des Kunstwerks, mit der Bildunterschrift darunter. Dokumente wie Zertifikate und Zustandsberichte hängen am selben Datensatz, und Dateien lassen sich ebenso leicht auf eine Nachricht, die Medienbibliothek oder den Import ziehen.
Die Videos eines Werks liegen im selben Datensatz: Wählen Sie eines aus Ihrer Videobibliothek, laden Sie ein neues mit WrkLst Video hoch, oder fügen Sie einen YouTube- oder Vimeo-Link ein. WrkLst Video
Öffnen Sie jedes Werk in einer geteilten Ansicht neben Ihrer Liste und blättern Sie durch die Leiste, während die Details geöffnet bleiben, und schalten Sie den gesamten Arbeitsbereich in den dunklen Modus oder lassen Sie ihn Ihren Systemeinstellungen folgen.
Zeigen Sie die Werke als Raster, als Kartenliste mit einem großen Bild neben den Angaben oder als Tabelle. Filtern Sie nach Künstler:in, Eigentümer:in, Liste, Ausstellung, Kommission, Sendung, Präsentation, Werken ähnlicher Größe oder danach, von wem Sie ein Werk erworben haben — oder haken Sie „Nach leeren Feldern suchen“ an, um die Datensätze zu finden, denen noch ein Jahr, ein Preis oder ein Bild fehlt.
- Hochladen per Drag & Drop
- Fotograf:in je Stapel
- Bildunterschriften
- Ein Bild pro Seite
- Dokumente am Werk
- Videos
- Geteilte Ansicht
- Dunkler Modus
Sehen Sie jedes Kunstwerk in wahrer Größe
View in Room stellt das Werk in seinen realen Maßen an eine Wand, neben eine Person, damit Sie und Ihre Kund:innen seine Größe auf einen Blick einschätzen können. Es erkennt das Kunstwerk in einem Installationsfoto automatisch, gleicht das Ergebnis mit den erfassten Maßen ab und bietet eine Zuschneiden-Schaltfläche, falls Sie nachjustieren möchten.
Mit AR auf iPhone, iPad und Android platzieren Sie das Werk in wahrer Größe in Ihrem eigenen Raum. Fügen Sie ein eigenes 3D-Modell hinzu — eine GLB- oder USDZ-Datei, etwa aus einem Scan mit dem Telefon — und sowohl View in Room als auch AR zeigen das reale Objekt statt eines Platzhalterkastens. Eine WrkLst-Website bietet Ihren Sammler:innen beides — sie sehen ein Werk in Originalgröße in einem Raum und über die Kamera an ihrer eigenen Wand.
Geben Sie einer Skulptur einen Sockel – weiß, Holz oder Stahl –, etwas breiter und tiefer als das Werk, in einer vorgeschlagenen Höhe, die Sie ändern können. Wo immer View in Room das Werk auf den Boden stellt, steht es auf seinem Sockel: in WrkLst, auf Ihrer Website und in Präsentationen.
“Ich finde es toll, dass ich Verpackungsmaße und Gewicht eintragen kann, und die Funktion View in Room ist klasse.”
- Reale Maße
- Automatische Werkerkennung
- Manueller Zuschnitt
- AR auf Telefonen und Tablets
- GLB- & USDZ-Modelle
Loading the room…
173 × 122 × 5 cm · drag to look around
#AK1105
Mary Painter
The Long Afternoon
Oil on canvas
173 × 122 × 5 cm
Flat, so it hangs — centred at eye level, the way it would be hung.
Jedes Feld, das ein Werk trägt
Katalogisierung
Identifikation
Erfassen Sie Inventarnummer, Titel und Alternativtitel, Medium, Serie und Typ, Künstler:in und Galerie, Credit Line, Copyright und Signatur. Das Jahr ist Freitext, sodass „ca. 1972“ so bleibt, wie es im Katalog steht.
Katalogisierung
Physisch
Geben Sie Breite, Höhe und Tiefe ein oder eine Freitext-Größe für Stücke, die nicht in drei Zahlen passen. Metrisch oder imperial, Gewicht in kg oder lb, mit Rahmen- und Verpackungsmaßen getrennt vom Werk.
Inventar
Editionen
Führen Sie verwaltete oder individuelle Editionen mit Auflagenhöhe, Artist’s Proofs, Ausstellungsexemplaren oder unlimitierten Auflagen. Eine verwaltete Edition zählt als ein Datensatz auf Ihrer Rechnung und enthält ein Werk je Nummer, jedes mit eigenem Preis und Standort.
Archiv
Provenienz & Ausstellungen
Führen Sie datierte Einträge nach Typ — Ausstellung, Messe, Publikation, Sammlung — verknüpft mit dem Ausstellungsdatensatz, mit einer Veröffentlichen-Markierung je Zeile, sodass nur die von Ihnen gewählten Einträge auf Ihrer Website erscheinen.
Konservierung
Zustand & Eigentum
Record condition notes, action notes with a due date and whether a certificate was issued. Acquired from and current ownership each support shares across several parties, and the acquisition price and insurance values sit behind a permission of their own.
Finanzen
Werte & Preise
Hinterlegen Sie mehrere Preise je Werk mit Währung, Datum, Steuersatz und Bezeichnung, einen davon als maßgeblich, neben Versicherungswerten, Produktions- und Rahmungskosten. Als vertraulich markierte Preise sehen nur Personen mit entsprechender Berechtigung.
Inventar
Standort & Verfügbarkeit
Verfolgen Sie Standort und Regal, ob ein Werk verkäuflich ist, seinen Verkaufsstatus, das Reserviert-bis-Datum und ob es einer Sammlung versprochen ist. Ein Werk in Kommission wird überall in WrkLst automatisch als nicht verfügbar angezeigt.
Sicherheit
Verlauf
Sehen Sie jede Änderung mit altem und neuem Wert nebeneinander. Ein Datensatz, den jemand anderes gerade bearbeitet, ist als in Verwendung markiert, und alles, was in den letzten sieben Tagen gelöscht wurde, lässt sich wiederherstellen.
Bei eingeschaltetem Steuerassistenten trägt jedes Werk außerdem seine Steuerkategorie — ein Originalgemälde oder eine Skulptur, ein Siebdruck, eine künstlerische Fotografie — und die Angabe, ob es differenzbesteuert verkauft wird, für viele Werke auf einmal festgelegt, sodass jeder Verkauf des Werks einen Vorschlag für seine Umsatzsteuer oder Sales Tax erhält. Siehe Steuerassistent
Erzeugen Sie Dokumente aus jeder Auswahl
Legen Sie Werke überall in WrkLst in den Korb, wie in einen Warenkorb, und machen Sie aus der Auswahl Dokumente, eine Ausstellung oder eine Kommission, bearbeiten Sie alle Werke darin auf einmal oder speichern Sie sie als Liste.
Der Dokument-Designer setzt die Auswahl als Tearsheets oder Portfolio mit voller Kontrolle über die Seite, und Vorlagen auf Ihrem Briefpapier machen daraus Preislisten, Kommissionsformulare, Zustandsberichte, Versicherungsaufstellungen und Rechnungen, als Word, Excel, CSV oder PDF — und ein PDF, das Sie bei einem Werk, einer Ausstellung oder einer Sendung erstellen, wird von selbst abgelegt und angehängt.
Die Mehrfachbearbeitung ändert die angehakten Felder bei jedem ausgewählten Werk, nach einer Zusammenfassung dessen, was sich ändert. Künstler-Preisfaktoren führen faktorbasierte Preise je Künstler:in und berechnen alle Werke einer Künstler:in mit einem Klick neu.
“Was mir an dieser Software gefällt, ist ihre Anpassungsfähigkeit und Organisation – mit den Funktionen Multi-Tool und List kann ich ganze Werkserien auf einmal bearbeiten und gruppieren, was ein effizientes und visuelles Systematisieren und Archivieren ermöglicht.”
- Dokument-Designer
- Tearsheets
- Zustandsberichte
- Kommissionsformulare
- Rechnungen
- Word · Excel · CSV · PDF
- Mehrfachbearbeitung
- Preisfaktoren
- In ein anderes Konto kopieren
Client
Patrick Potter
Facilitator
Anna Kiln
Location
Berlin space
Invoice
The items on this invoice and how each one is priced
| Mary Painter Tide Notes, 1949 | 18,000.00 EUR | |
| Paul Printmaker Vessel and Ground, 2023 | 1,800.00 EUR |
- Subtotal
- 19,800.00 EUR
- Shipping
- 400.00 EUR
- VAT 19 %
- 1,220.00 EUR
- Invoice total
- 21,420.00 EUR
Invoices · 1
invoiced 21,420.00 EUR · paid 21,420.00 EUR · all 2 positions invoiced
RE-2026-0142Invoice12 Mar 202621,420.00 EURPaid
Payments received · 1
14 Mar 202621,420.00 EURBank accountPatrick PotterRE-2026-0142
Die Daten, die Sie in WrkLst eingeben, gehören Ihnen.
Deshalb lässt sich neben den alltäglichen Exporten — Tabellen, PDFs und Word-Dokumenten — Ihre gesamte WrkLst-Datenbank jederzeit als eine vollständige Datei (SQL-Dump) herunterladen: eine komplette Kopie in einem Standardformat, das jede:r Datenbankspezialist:in öffnen kann.
Die Datei enthält Ihre kompletten Datensätze — Werke, Kontakte, Verkäufe, Ausstellungen, Provenienz, Preise, Mediendateinamen und Bildunterschriften — und auch jedes Bild und jedes Dokument, das Sie eingegeben haben, lässt sich vollständig und in voller Auflösung herunterladen. Sollten Sie sich je für den Wechsel zu einem anderen System entscheiden, lassen sich alle Ihre Informationen vollständig extrahieren und über einen individuellen Migrationspfad übertragen — volle Datenfreiheit.