Gestión de inventario para cada obra que pasa por sus manos.
Gestión de inventario de obras de arte moderna y profesional. Construido sobre décadas de experiencia con galerías, museos, artistas y colecciones, WrkLst ofrece una solución flexible y precisa para gestionar obras y todo lo relacionado con ellas — cada obra que tiene hoy y cada una que ha pasado por sus manos.
Importe desde PDF, hojas de cálculo y enlaces
Traiga fácilmente su información existente a WrkLst sin introducir nada a mano. El importador lee un catálogo en PDF, una hoja de cálculo, un escaneo sin capa de texto o un enlace, presenta las obras en una tabla de revisión y escribe los registros solo cuando usted los ha aprobado. La IA introduce los datos por usted — opcional y desactivable, y solo en las funciones que lo indican, como la importación.
Nuestro equipo tiene amplia experiencia migrando datos desde una gran variedad de software de inventario y bases de datos, incluso desde servicios con exportación limitada. Aunque la mayoría de las migraciones son sencillas, los casos que requieren una preparación extensa pueden conllevar una tarifa — con gusto revisamos su situación y le damos una estimación clara.
- Hoja de cálculo
- Escaneo con OCR
- Enlace
- Tabla de revisión
Source PDF — page 3 of 8
Opens beside the table from a work's “Page” link
12 of 12 works selected from autumn-catalogue.pdf· 2 need a checkTarget inventory: AK· Back to column mapping
| Artist | Title, year | Medium | Dimensions | ||
|---|---|---|---|---|---|
| ✓ | Mary Painter | Quiet Field II, 2016 | Oil and wax on linen | 60 × 106 cm | |
| ✓ | Paul Printmaker | Signal Garden, 2024 | Screenprint on paper | 50 × 70 cm | |
| ✓ | Nina Sculptor | Night Interval, 2021/22 | Bronze | 32 × 18 × 12 cm | |
| ✓ | Otto Etcher | Harbour Plate, 2021 | Etching on paper | 24 × 30 cm | |
| ✓ | Vera Kilnworth | Kiln Study 4, 1998–99 | Glazed stoneware | 28 × 22 × 22 cm | |
Nothing is written until you import.
Imágenes, vídeos y documentos en cada obra
Suba fotos fácilmente arrastrándolas sobre una obra — varias a la vez o una carpeta entera; se guardan en el orden en que las suelta, y el crédito fotográfico puede indicarse una sola vez para todo el lote. Marque cada imagen como publicable o privada, y coloque cualquier imagen en una página propia, al tamaño de la obra, con su ficha técnica debajo. Documentos como certificados e informes de estado se adjuntan al mismo registro, y los archivos se sueltan con la misma facilidad sobre un mensaje, la Biblioteca multimedia o la importación.
Los vídeos de una obra están en el mismo registro: elija uno de su biblioteca de vídeos, suba uno nuevo con WrkLst Video, o pegue un enlace de YouTube o Vimeo. WrkLst Video
Abra cualquier obra en una vista dividida junto a su lista y recorra la tira de miniaturas mientras los detalles siguen abiertos, y cambie todo el espacio de trabajo al modo oscuro o deje que siga la configuración de su sistema.
Muestre las obras como cuadrícula, como lista de tarjetas con una imagen grande junto a los datos, o como tabla. Filtre por artista, propietario, lista, exposición, consignación, envío, presentación, obras de tamaño similar o la persona a la que adquirió una obra — o marque «Buscar campos vacíos» para encontrar los registros a los que aún les falta un año, un precio o una imagen.
- Arrastrar para subir
- Crédito fotográfico por lote
- Fichas técnicas
- Una imagen por página
- Documentos adjuntos a la obra
- Vídeos
- Vista dividida
- Modo oscuro
Vea cada obra a escala real
View in Room coloca la obra en una pared, junto a una persona, a sus dimensiones reales, para que usted y sus clientes valoren su escala de un vistazo. Detecta la obra dentro de una foto de instalación automáticamente, contrasta el resultado con las medidas registradas y ofrece un botón de recorte por si desea ajustarlo.
Con realidad aumentada en iPhone, iPad y Android, puede colocar la obra en su propia sala a tamaño real. Añada un modelo 3D propio — un archivo GLB o USDZ, por ejemplo de un escaneo con el teléfono — y tanto View in Room como la realidad aumentada muestran el objeto real en lugar de una caja de relleno. Un sitio web de WrkLst ofrece ambas cosas a sus coleccionistas: ven una obra a su tamaño real en una sala y, a través de la cámara, en su propia pared.
Dé a una escultura una peana —blanca, de madera o de acero— un poco más ancha y profunda que la obra, a una altura sugerida que puede cambiar. Siempre que View in Room coloca la obra en el suelo, se apoya en su peana: en WrkLst, en su sitio web y en las presentaciones.
“Me encanta poder añadir las dimensiones y el peso del embalaje, y la función View in Room es genial.”
- Dimensiones reales
- Detección automática de la obra
- Recorte manual
- Realidad aumentada en teléfonos y tabletas
- Modelos GLB y USDZ
Loading the room…
173 × 122 × 5 cm · drag to look around
#AK1105
Mary Painter
The Long Afternoon
Oil on canvas
173 × 122 × 5 cm
Flat, so it hangs — centred at eye level, the way it would be hung.
Todos los campos de una obra
Catalogación
Identificación
Registre número de inventario, título y título alternativo, técnica, serie y tipo, artista y galería, crédito, copyright y firma. El año es texto libre, así que «ca. 1972» se mantiene tal como figura en el catálogo.
Catalogación
Datos físicos
Introduzca anchura, altura y profundidad, o un tamaño en texto libre para piezas que no caben en tres cifras. Sistema métrico o imperial, peso en kg o lb, con las medidas enmarcadas y embaladas guardadas aparte de las de la obra.
Inventario
Ediciones
Controle ediciones gestionadas o personalizadas con su tirada, pruebas de artista, copias de exposición o tiradas ilimitadas. Una edición gestionada cuenta como un registro en su factura y contiene una obra por número, cada una con su propio precio y ubicación.
Archivo
Procedencia y exposiciones
Mantenga entradas fechadas por tipo — exposición, feria, publicación, colección — vinculadas al registro de exposición, con una marca «publicable» en cada línea para que solo las entradas que elija aparezcan en su sitio web.
Conservación
Estado y propiedad
Record condition notes, action notes with a due date and whether a certificate was issued. Acquired from and current ownership each support shares across several parties, and the acquisition price and insurance values sit behind a permission of their own.
Finanzas
Valores y precios
Guarde varios precios por obra con moneda, fecha, tipo impositivo y etiqueta, uno de ellos como principal, junto a los valores de seguro y los gastos de producción y enmarcado. Los precios marcados como confidenciales solo son visibles para quien tiene permiso.
Inventario
Ubicación y disponibilidad
Controle la ubicación y el estante, si una obra está en venta, su estado de venta, la fecha hasta la que está reservada y si está prometida a una colección. Una obra en consignación aparece automáticamente como no disponible en todo WrkLst.
Seguridad
Historial
Vea cada cambio con el valor antiguo y el nuevo uno junto al otro. Un registro que otra persona está editando se marca como en uso, y todo lo eliminado en los últimos siete días puede restaurarse.
Con la asistencia fiscal activada, cada obra lleva también su clase fiscal —una pintura o escultura original, una serigrafía, una fotografía de artista— y si se vende en régimen del margen, asignadas a muchas obras a la vez, para que cada una de sus ventas reciba una sugerencia de IVA o de impuesto sobre las ventas. Consulte Asistencia fiscal
Genere documentos a partir de cualquier selección
Seleccione obras en cualquier parte de WrkLst y póngalas en la cesta, como en un carrito de compra; luego convierta la selección en documentos, una exposición o una consignación, edite todas sus obras a la vez o guárdela como lista.
El diseñador de documentos maqueta la selección como fichas de obra o como portfolio con pleno control sobre la página, y las plantillas con su membrete la convierten en listas de precios, formularios de consignación, informes de estado de conservación, relaciones de seguro y facturas, en Word, Excel, CSV o PDF, y un PDF generado en una obra, una exposición o un envío se archiva y se adjunta por sí solo.
«Edición múltiple» cambia los campos que marque en cada obra seleccionada, tras un resumen de lo que va a cambiar. Los factores de precio de artista mantienen precios basados en factores por artista y recalculan todas las obras de un artista con un clic.
“Lo que me gusta de este software es su adaptabilidad y su organización: las funciones Multi-Tool y List me permiten editar y agrupar series enteras de obras de una sola vez, lo que permite sistematizar y archivar de forma eficiente y visual.”
- Diseñador de documentos
- Fichas de obra
- Informes de estado
- Formularios de consignación
- Facturas
- Word · Excel · CSV · PDF
- Edición múltiple
- Factores de precio
- Copiar a otra cuenta
Client
Patrick Potter
Facilitator
Anna Kiln
Location
Berlin space
Invoice
The items on this invoice and how each one is priced
| Mary Painter Tide Notes, 1949 | 18,000.00 EUR | |
| Paul Printmaker Vessel and Ground, 2023 | 1,800.00 EUR |
- Subtotal
- 19,800.00 EUR
- Shipping
- 400.00 EUR
- VAT 19 %
- 1,220.00 EUR
- Invoice total
- 21,420.00 EUR
Invoices · 1
invoiced 21,420.00 EUR · paid 21,420.00 EUR · all 2 positions invoiced
RE-2026-0142Invoice12 Mar 202621,420.00 EURPaid
Payments received · 1
14 Mar 202621,420.00 EURBank accountPatrick PotterRE-2026-0142
Los datos que introduce en WrkLst le pertenecen.
Por eso, además de las exportaciones cotidianas — hojas de cálculo, PDF y documentos Word — puede descargar toda su base de datos de WrkLst en un único archivo completo (volcado SQL) cuando lo desee: una copia íntegra en un formato estándar que cualquier especialista en bases de datos puede abrir.
El archivo contiene todos sus registros — obras, contactos, ventas, exposiciones, procedencia, precios, nombres de archivo de los medios y fichas técnicas — y cada imagen y cada documento que haya introducido también pueden descargarse, completos y a resolución completa. Si algún día decide cambiar a otro sistema, toda su información puede extraerse y migrarse por completo mediante una ruta de migración a medida, con plena libertad sobre sus datos.